Relevanz- und Kontext-basierte Dokumentenarchivierung

Ein kritischer Punkt bei jeder Betriebsprüfung ist der Nachweis der Unveränderbarkeit der Dokumente.

Bei jeder Betriebsprüfung steht der Nachweis der Unveränderbarkeit von Dokumenten im Fokus. Auch Einzelunternehmer und kleine Betriebe sind gesetzlich verpflichtet, alle steuerlich relevanten Unterlagen GoBD-konform und revisionssicher zu archivieren. Klassische Büroprogramme wie MS Word oder Excel reichen hierfür nicht aus: Da lokale Dateien auf Ihrem PC oder Mac – selbst im PDF-Format – nachträglich manipulierbar sind, verletzen sie das GoBD-Gebot der Unveränderbarkeit.

Ohne einen automatisierten Archivierungs-Service, der Ihre Dokumente geschützt in der Cloud sichert, lässt sich die GoBD kaum regelkonform umsetzen – es sei denn, man investiert in teure, spezielle Hardware-Speicher (WORM-Storage), was für kleine Unternehmen völlig unwirtschaftlich ist. MyRecruit.App löst dieses Problem vollautomatisch über integrierte, gesicherte Cloud-Strukturen.

Kategorisierung nach Relevanz und Inhalt

Ein Archivierungs-System erfüllt nur dann seinen Zweck, wenn man die Dokumente auch ohne großen Aufwand findet. Um diesen Prozess zu perfektionieren, nutzt MyRecruit.App das Prinzip der Relevanz- und Kontext-basierten Dokumentenarchivierung.

Anstatt Dokumente nur chronologisch oder alphabetisch abzulegen, ordnet das System jedem Beleg eine Wertigkeit (Relevanzstufe) zu und verknüpft sie über die Inhaltskategorie mit dem jeweiligen Geschäftskontext:

Relevanzstufen

Relevanz 1 Kern-Dokumente:
Strategische Unterlagen wie Rahmenverträge, Gesellschafterbeschlüsse oder Versicherungspolicen. Diese Dokumente gibt es im Prinzip nur einmal. Sie bilden die Basis für Dokumente der Relevanz 2.
Relevanz 2 Transaktions-Belege:
Laufende Vorgänge wie Aufträge, Rechnungen, Gutschriften, Bewirtungsbelege oder Angebote. Diese Dokumente sind in Hinsicht GoBD relevant, weil sie steuerliche Konsequenzen haben. Sie können nicht direkt ins Dokument-Archiv hochgeladen werden, müssen immer über den Umweg über die ERP Funktionen erzeugt werden.
Relevanz 3 Referenz-Dokumente:
Lieferscheine, Versicherungsstatus, Depotauszüge, Korrespondenz. Diese Dokumente sind betriebswirtschaftlich relevant haben aber keine Auswirkung auf die Steuerlast des Unternehmens, müssen laut GoBD nicht zwingend archiviert werden.
Relevanz 4 Informations-Dokumente:
Orgcharts, Geschäftsberichte etc. Diese Dokumente sind lediglich hilfreich im Tagesgeschäft haben aber weder in Hinsicht auf die GoBD noch in Hinsicht Betriebswirtschaft irgendeine Relevanz.

Lückenlose Übersicht durch digitale Vorgangsakten

GoBD-DMS

MyRecruit.App fasst alle Belege eines Projekts oder einer Transaktion automatisch in einem Geschäftsvorgang zusammen – zum Beispiel beim Kauf eines Firmen-PKWs oder bei einer erfolgreichen Vermittlung.

Ordnung mit System

Der Geschäftsvorgang bildet die GoBD-konforme Klammer für alle zugehörigen Belege und Einzelaktionen.

Sofort griffbereit

Filtern und laden Sie die wichtigsten Dokumente zu jedem Vorgang mit nur einem Klick herunter.

Automatische Vorgangsakte

Erstellen Sie jederzeit eine vollständige Projektakte, perfekt sortiert nach Relevanz und Kategorie.

Ordnung und Wiederauffindbarkeit im lokalen Sicherungs-Verzeichnis

Amazon AWS stellt sicher, dass Ihre Dokumente nach einem Ausfall der Amazon-IT zuverlässig wiederhergestellt werden. Doch darauf allein sollten Sie sich nicht verlassen.

Wirklich ruhig schlafen können Sie erst dann, wenn zusätzlich eine lokale Kopie Ihrer Dokumente auf einem PC oder MacBook existiert – idealerweise in einem Verzeichnis, das über Apple iCloud oder Google Drive synchronisiert und damit ein weiteres Mal abgesichert ist. Mehr Datensicherheit ist kaum möglich.

Beim Herunterladen werden Sie feststellen, dass MyRecruit.App Ihrem Dokument automatisch einen neuen Namen nach einer intelligenten Namenskonvention vergibt. Dabei werden Relevanzstufe und Inhaltskategorie direkt in den Dateinamen integriert.

So können Sie alle Dokumente in einem einzigen Ordner ablegen und die Sortierfunktionen Ihres Dateisystems optimal nutzen, um sie problemlos aufzufinden.

Das Dateisystem (Finder / Explorer) sorgt dafür, dass alle Dokumente eines Geschäftspartners übersichtlich untereinander angezeigt werden – sortiert nach Geschäftsvorgang, Relevanz und Inhaltskategorie. Die wichtigsten Dokumente (Relevanzstufe 1) stehen dabei immer ganz oben, gefolgt von den transaktionalen Belegen. So wird digitale Archivierung zur echten Navigationshilfe – online wie offline.