Der Steuerberater schützt Sie nicht vor dem Betriebsprüfer
Der Irrtum: Audits finden nicht nur beim Steuerberater statt
Eine Selbständigkeit ist schnell angemeldet, eine kleine GbR, UG oder GmbH ist schnell gegründet. Die wenigsten Gründerinnen und Gründer wissen, dass sie damit automatisch folgende Verpflichtungen eingehen:
- Elektronische Rechnungen erstellen und versenden sowie empfangen und verarbeiten zu können.
- Alle steuerlich relevanten Dokumente und Belege revisionssicher, unveränderbar und GoBD-konform zu archivieren.
- Eine IT zu betreiben, die lückenlos protokolliert, wenn steuerlich relevante Belege und Buchungen nachträglich verändert werden.
- Eine Verfahrensdokumentation vorzuhalten, die alle Prozesse rund um steuerlich relevante Belege sowie die genutzte IT beschreibt – bis hin zu den IT-Prozessen zur Datensicherung.
Genauso wenig ist bekannt, dass das Finanzamt jederzeit unangekündigt auftauchen kann, um die Einhaltung dieser Vorschriften zu prüfen. Viele gehen davon aus, dass der Steuerberater dafür sorgt, dass diese Verpflichtungen eingehalten werden, und dass das Finanzamt seine Prüfungen ausschließlich beim Steuerberater durchführt.
Das Finanzamt unterscheidet jedoch strikt zwischen der Buchführung (bei Ihrem Steuerberater) und der Belegentstehung sowie Archivierung (in Ihrem Unternehmen). Ihr Steuerberater verbucht nur fertige Belege – die Erstellung und Archivierung bleibt Ihre alleinige Verantwortung. Selbst als Einzelunternehmer oder als GbR müssen Sie damit rechnen, dass das Finanzamt unangekündigt bei Ihnen auftaucht. Für Kontrollen hat das Finanzamt drei rechtliche Möglichkeiten:
Die Nachschau
Beamte erscheinen unangekündigt während der Geschäftszeiten und prüfen: Wie wird fakturiert? Wo liegen die Originalbelege? Wird die Verfahrensdokumentation im Alltag tatsächlich gelebt?
Prüfung des IT-Systems
Die GoBD geben dem Finanzamt ein Zugriffsrecht auf Ihr System (Z1/Z2/Z3). Da Ihr Steuerberater nur die Buchungssätze sieht, können Sie allein die Revisionssicherheit Ihres Vorsystems nachweisen.
Verantwortung für Primärbelege
Der Steuerberater haftet nur für korrekte Verbuchung. Für Erfassung und Aufbewahrung der Originalbelege sind Sie zuständig – Zweifel an der Echtheit prüft das Finanzamt immer an der Quelle: bei Ihnen.
GoBD-Konformität – bekommen Sie automatisch
Mit MyRecruit.App erfassen Sie nur die Aufträge, Umsätze, Rechnungen, Gutschriften (Rechnungskorrekturen) – alles andere übernimmt die MyRecruit.App für Sie: Sie erzeugt den zugehörigen Beleg, verknüpft ihn mit der Buchung, archiviert ihn revisionssicher und protokolliert die Entstehung im Audit-Trail. Das geschieht immer erst beim Festschreiben (beim Abschluss) der jeweiligen Buchung; vorher können Sie jederzeit Änderungen vornehmen, ohne dass eine neue Dokumentversion entsteht.
Der Audit-Trail
Jede Änderung an einer Buchung wird automatisch protokolliert – inklusive Zeitstempel und Benutzerkennung. So belegen Sie mit einem Klick, wann eine Buchung entstanden ist, wer sie erstellt und wer sie wann geändert hat. Eine Anforderung, die mit MS Excel oder Word kaum rechtssicher zu erfüllen ist. MyRecruit.App führt diesen Audit-Trail für alle GoBD-relevanten Informations-Kategorien. Die zugehörigen Dokumente kann man grundsätzlich nicht überladen. Wenn ein falscher Beleg hochgeladen wurde kann man das selbstverständlich korrigieren. MyRecruit.App legt grundsätzlich eine neue Version an und protokolliert dies im Audit-Trail.
Verfahrensdokumentation im Fokus der Vor-Ort-Prüfung
Bei einer Prüfung vor Ort verifiziert das Finanzamt nicht nur, ob eine Verfahrensdokumentation existiert, sondern ob die dokumentierten Prozesse im Tagesgeschäft tatsächlich eingehalten werden. MyRecruit.App liefert diese Dokumentation integriert: Zu jeder GoBD-relevanten Kategorie führt ein GoBD-Button direkt zur passenden Dokumentation – jederzeit vollständig und aktuell.
Die Dokumentation enthält immer alle allgemeinen Teile wie z. B. die "Allgemeine Beschreibung" oder die "Technische Systemdokumentation". Unterschiedlich ist immer die "Anwenderdokumentation", die sich immer auf die jeweils selektierte Datenkategorie (Angebot, Auftrag, Rechnung etc.) bezieht. Darüber hinaus kann auch die gesamte Verfahrensdokumentation als PDF-Dokument für den Prüfer zum Mitnehmen heruntergeladen werden, in der die gesamte Anwendungsdokumentation mit allen Datenkategorien enthalten ist.
Mindeststruktur der Verfahrensdokumentation
Nach GoBD Rz. 153 besteht eine Verfahrensdokumentation in der Regel aus diesen vier Teilen:
Progressive und retrograde Prüfbarkeit
Eine weitere zentrale GoBD-Anforderung ist die progressive und retrograde Prüfbarkeit. Bei der retrograden Prüfung muss ausgehend von einer Buchung nachvollzogen werden können, auf welchem Beleg bzw. welchem Geschäftsvorfall die Buchung beruht. Bei der progressiven Prüfung muss umgekehrt ausgehend vom Beleg bzw. Geschäftsvorfall nachvollzogen werden können, wie dieser in der Buchführung verarbeitet und gegebenenfalls in welche Buchungen er eingeflossen ist.
Die MyRecruit.App unterstützt diese Anforderungen dadurch, dass GoBD-relevante Geschäftsvorfälle und Belege über die entsprechenden ERP-Funktionen erzeugt bzw. verarbeitet und mit den zugehörigen Buchungen und Dokumenten verknüpft werden. Dadurch kann der Zusammenhang zwischen Geschäftsvorfall, Beleg und Buchung in beide Richtungen nachvollzogen werden.
Die MyRecruit.App stellt damit sicher, dass die für die Prüfung erforderlichen Beleg-, Buchungs- und Zuordnungsinformationen systematisch miteinander verknüpft und für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar sind.
Die GoBD gewährleisten Professionalität
Alle diese Verpflichtungen sind natürlich auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht sinnvoll. Insofern zwingen die GoBD zu einer gewissen Professionalität. Und die MyRecruit.App bietet Ihnen diese Professionalität völlig vollautomatisch.
Der Vorgangsverbund
Die GoBD definieren keinen eigenständigen Begriff „Vorgang“ oder „Geschäftsvorgang“ als übergeordnetes Objekt, unter dem sämtliche Unterlagen eines geschäftlichen Ablaufs zusammengefasst werden müssen. Die GoBD verlangen insbesondere nicht: „Alle Dokumente eines Projektes müssen unter einer Vorgangsnummer zusammengefasst werden.“
Sie verlangen jedoch, dass die Geschäftsvorfälle nachvollziehbar und nachprüfbar sind und dass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen. Ein sachverständiger Dritter muss sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen können.
Um das zu gewährleisten, ist es technisch sinnvoll, alle Geschäftsvorfälle einem übergeordneten Geschäftsvorgang zuzuordnen. Damit muss der Prüfer beispielsweise nicht mühevoll nach einem Auftrag zu einer Rechnung suchen, alle Buchungen und Dokumente, die zusammengehören, bekommt er mit einem Klick. Somit werden die Anforderungen der GoBD an die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit in der MyRecruit.App durch den „Geschäftsvorgang“ auf ideale Weise unterstützt.
