MyRecruit.App

Business Management

Effizienz steigern – audit-sicher arbeiten

Automatisieren Sie Ihre Finanzprozesse mit elektronischen Rechnungen und verabschieden Sie sich von Audit-Stress, manueller Datenerfassung, Scannern und Faxgeräten. Die MyRecruit.App erledigt alles, was der Gesetzgeber in den GoBD für die Dokument-Archivierung verlangt, automatisch im Hintergrund. So bleiben Sie ohne Zusatzaufwand revisionssicher und vermeiden Strafen oder Bußgelder.

Services

Elektronische Rechnungen empfangen

Die MyRecruit.App richtet sich an Einzelunternehmer und kleine Unternehmen, die ihre Buchhaltung beim Steuerberater führen lassen. Bereits seit Anfang 2025 müssen Unternehmen jeder Größe - auch Einzelunternehmer - in der Lage sein, eRechnungen zu empfangen und elektronisch zu verarbeiten. Große Unternehmen sind ab 2027 dazu verpflichtet, ihre Rechnungen als eRechnungen zu versenden, kleine Unternehmen ab 2028.

Mit der MyRecruit.App digitalisieren Sie Ihre Finanzprozesse schon heute und sind bestens vorbereitet. Ganz nebenbei erfüllt das System für Sie im Hintergrund die gesetzlichen Auflagen zur revisionssicheren Dokument-Archivierung (GoBD) – vollautomatisch, ohne dass Sie zusätzlich tätig werden müssen. So funktioniert der Workflow in einer digitalsierten Rechnungsbearbeitung:

Empfangen

Papierrechnungen gehören spätestens 2027 der Vergangenheit an. Ihre eRechnung erreicht Sie künftig per Email, als Download aus dem Portal Ihres Geschäftspartners oder über Peppol – einem von der EU betriebenen Netzwerk für den sicheren Austausch elektronischer Dokumente. Langfristig wird Peppol zum Standard für den Austausch von eRechnungen in Europa werden. Die eRechnung kann in verschiedenen Formaten bei Ihnen eintreffen, z.B. als XRechnung (XML-Format) oder ZUGFeRD-Rechnung (PDF mit eingebetteten XML-Daten).

Hochladen

Nach dem Hochladen liest MyRecruit.App automatisch alle relevanten Rechnungsdaten aus, erstellt daraus einen Eintrag im Kostenmanagement und archiviert das Original GoBD-konform und unveränderbar in einem S3-Speicher von AWS (Amazon Web Services). Optional können Sie die Rechnung einem Profit-Center zuweisen, entweder vollständig oder teilweise. Wenn Sie eine normale PDF-Rechnung ohne eingebetteter XRechnung hochladen, wird die MyRecruit.App das erkennen und Ihnen ein Formular präsentieren, in dem Sie die Rechnungsdaten manuell eingeben können.

Prüfen und weiterleiten

Die MyRecruit.App präsentiert Ihnen die ausgelesenen Rechnungsdaten zur Prüfung in einem Formular, damit Sie die Daten vor dem Abspeichern noch korrigieren können. Das war’s – kein Scannen und keine manuelle Datenerfassung mehr. Das Originaldokument können Sie jederzeit mit einem Klick wieder herunterladen. Im Bereich Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) können Sie nach der Selektion von Jahr und Monat alle gesendeten und empfangenen Rechnungen des selektierten Monats mit einem Klick an der Steuerberater weiterleiten.

Elektronische Rechnungen erstellen und versenden

Große Unternehmen müssen ihre Rechnungen bereits 2027 als elektronische Rechnungen erstellen und versenden, kleine Unternehmen ab 2028. Mit der MyRecruit.App können Sie es heute schon. Damit sind wir bei der Umsatzverwaltung der MyRecruit.App. Ihre Umsätze sind die Daten-Basis für die Erstellung von Rechnungen. So funktioniert der Workflow:

Erfassen

Selektieren Sie Kunde, Kontakt, Rechnungsadresse sowie den Leistungszeitraum und das Rechnungsdatum. Für die Statistik und für die BWA ordnen Sie den Umsatz einer Umsatzkategorie zu. Danach erfassen Sie die einzelnen Positionen. Geben Sie Leistungsbeschreibung, Menge und Preis oder Basis und Prozentsatz sowie Umsatzsteuer-Rate für jede Position ein.

Prüfen

Zur Prüfung laden Sie die fertige eRechnung im pdf-Format herunter. Um sicherzugehen, dass die darin verborgene xRechnung (xml-Format) mit den im pdf sichtbaren Daten übereinstimmt, können Sie die eRechnung mit einem xRechnungs-Viewer öffnen und prüfen. Optional können Sie den Umsatz einem Profit-Center zuweisen, entweder vollständig oder teilweise.

Abschließen und weiterleiten

Schließen Sie die Rechnung ab. Nach dem Abschluss ist die eRechnung nicht mehr änderbar. Mit dem Abschluss archiviert die MyRecruit.App die eRechnung automatisch und GoBD-konform (unveränderbar im Origial) in einem S3-Speicher von AWS (Amazon Web Services). Zum Schluss leiten sie die eRechnung mit per E-Mail oder Poppol an Ihren Kunden weiter.

Warum MyRecruit.App

Jede eRechnungs-Plattform führt zu einer höheren Effizienz. Die MyRecruit.App hat einen entscheidenden zusätzlichen Vorteil:

Sie sorgt auch dafür, dass Sie AO/GoBD-konform arbeiten – ganz automatisch im Hintergrund und ohne jeden Aufwand für Sie.

Business Management besteht aber nicht nur aus dem Erstellen und Verarbeiten von Rechnungen. Eine eRechnungs-Plattform, die isoliert von Ihren Umsatz-, Kosten- und Dokumentenmanagementsystemen arbeitet, verliert den größten Teil ihrer Effizienzvorteile. Grund dafür ist der hohe IT-Integrationsaufwand oder die Notwendigkeit, Daten dauerhaft manuell zwischen der eRechnungsplattform und anderen Systemen zu übertragen.

Die MyRecruit.App geht deshalb einen entscheidenden Schritt weiter: Sie ist ein komplettes Business- und Dokumentenmanagementsystem mit einem unterliegenden xRM/CRM-System, in dem die Rechnungsstellung und -verarbeitung nur ein integrierter Teil des Funktionsumfangs ist. Die Business-Management-Funktionen übernehmen dabei die Rolle eines auf Klein- und Kleinst-Unternehmen zugeschnittenen ERP-Systems.

Automatische GoBD-Konformität

Maximale Rechtssicherheit, ohne dass Sie irgendetwas tun müssen.
Alles, was Sie in der MyRecruit.App erstellen oder hochladen – Rechnungen, Gutschriften oder Bewirtungsbelege – wird automatisch genau so archiviert, wie es der Gesetzgeber verlangt: unveränderbar, revisionssicher und manipulationsgeschützt. Dokumente, die der GoBD unterliegen, dürfen nicht nachträglich verändert werden. Zulässig sind jedoch neue Versionen – sofern lückenlos dokumentiert ist, wer wann welche Version erstellt und archiviert hat. Genau das übernimmt die MyRecruit.App für Sie automatisch. Wird ein Beleg neu versioniert, protokolliert das System revisionssicher Zeitpunkt, Urheber und Version der Änderung. So bleibt die Entstehung jedes Belegs jederzeit vollständig nachvollziehbar – genau so, wie es die GoBD fordert.

Audit-Trail inklusive

Audit-Trail – für perfekte Nachvollziehbarkeit.
Sobald ein Umsatz-, Gutschrift- oder Kostenelement in der MyRecruit.App erstellt oder geändert wird, wird automatisch protokolliert, wer die Erstellung bzw. Änderung vorgenommen hat und wann - so wie die GoBD es in Hinsicht auf die Nachvollziehbarkeit fordert.

Weil E-Mails, deren Inhalt steuerliche Relevanz haben, laut GoBD in der Vorgangsakte aufzuführen sind, ist die automatische E-Mail-Archivierung Teil unseres Audit Trail. Jede ausgehende E-Mail wird ausnahmslos ohne Ihr Zutun im E-Mail-Log gespeichert.